مدیران موسسات و سازمانها توجه وافری به سیستم های کنترل داخلی دارند.زیرا مدیران به خوبی میدانند در نبود یک سیستم کنترل داخلی اثر بخش ، تحقق رسالت اصلی شرکت،حفظ سودآوری وبه حداقل رساندن رویدادهای غیر منتظره بسیار مشکل است و وسیله ایست که موجب میشود، نسبت به ارقام وآمار حسابداری اطمینان بیشتری بیابند واعداد واطلاعات مذکور را مبنای تصمیمات خود قرار دهند وهمچنین آنان را مطمئن میسازد که سیستم و روشهای صحیح مالی واداری در داخل موسسه ایشان به طور کامل اجراء میشود.
کنترل داخلی از نظر حسابرسان مستقل نیز حائز اهمیت بسیاری میباشد.زیرا حدود،نوع واجرای کنترلهای داخلی بیش از هر موضوع دیگر،در تعیین روشهای حسابرسی وحجم رسیدگیهای حسابرس موثر میباشد و حسابرس مستقل پس از بررسی چگونگی کنترل داخلی میتواند نسبت به گستردگی رسیدگی ها جهت اظهار نظر نسبت به گزارشهای مالی تصمیم لازم را اتخاذ نماید.
کنترل داخلی نمی تواند موفقیت یک واحد اقتصادی یا حتّی تداوم حیات آن را تضمین کند .
حتی اثر بخش ترین سیستم کنترل داخلی ،تنها میتواند به واحد اقتصادی کمک کند تا به اهداف تجاری اساسی دست یابد.کنترل داخلی اثربخش میتواند مدیریت را به اطلاعاتی درباره پیشرفت یا عدم پیشرفت در راستای تحقق اهداف مجهز کند ، امّا نمی تواند رویدادها یا پدیده های غیر قابل کنترل مانند سیاستها یا برنامه های دولت ، اقدامات رقبا یا شرایط اقتصادی را تغییر دهد . ولی
برای دستیابی به اکثر اهداف مهم ، به کار گیری کنترلهای داخلی گریز ناپذیر است .به همین جهت ،تقاضا برای سیستمهای بهتر و برتر کنترل داخلی و گزارش عملکرد آنها دائماً رو به افزایش است.با دقت نظر بیشتر میتوان دریافت که کنترل داخلی ابزاری مفید برای حل مشکلات بالقوه است. کنترل های داخلی تنها به حسابداری وامور مالی محدود نمی شود بلکه تمام واحد تجاری و فعالیت های آن را شامل میشود.
- کنترل های داخلی
برداشت افراد از اصطلاح کنترل داخلی متفاوت است .این امر سردرگمی بازرگانان،قانون گذاران،تدوین کنندگان مقررات و دیگران را به دنبال دارد.این برداشتهای ناهمگون وانتظارات متفاوت ،مشکلاتی را برای واحدهای اقتصادی به بار می آورد.چنانچه در قوانین ،مقررات یا دستورالعملها واژه کنترل داخلی به کار رود بی آنکه تعریفی صریح و روشن از آن آورده شود آنگاه بر دامنه مشکلات افزوده میشود .
کنترل داخلی به صورت زیر تعریف میشود :
کنترل داخلی فرآیندی است که به منظور کسب اطمینان معقول(نسبی) از تحقق اهدافی که در پنچ گروه به شرح زیر دسته بندی می شوند،توسط هیئت مدیره ،مدیریت و سایر کارکنان یک واحد اقتصادی برقرار می شود:
ـ اثربخشی و کارآیی عملیات
ـ قابلیت اعتماد گزارشدهی مالی
ـ رعایت قوانین و مقررات مربوط
ـ تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
ـ حفاظت داراییها در برابر ضایع شدن ،سوء استفاده و تقلب
این تعریف مفاهیم ذیل را به همراه دارد :
ـ کنترل داخلی یک فرآیند است . کنترل داخلی ،خود هدف و غایت نیست بلکه ابزاری برای دستیابی به اهداف است .
ـ کنترل داخلی به دست کارکنان واحد اقتصادی طراحی و اجراء میشود . کنترل داخلی فقط آمیزه ای بی روح از فرمها و دستورالعملها نیست ،بلکه مشارکت تمامی کارکنان واحد اقتصادی را می طلبد .
ـ از کنترل داخلی تنها انتظار می رود که برای مدیریت و هیئت مدیره واحد اقتصادی ،اطمینانی معقول فراهم آورد نه اطمینانی مطلق .
- هدف کنترل داخلی ،دست یافتن به اهداف است؛اهدافی که در یک یا چند گروه متمایز و در عین حال مشترک الوجه قرار می گیرند .
این تعریف (از کنترل داخلی )به دلیل اینکه به زیر مجموعه های کنترل داخلی نیز توجه دارد، کلّی و فراگیر است .برای مثال ،در صورت تمایل میتوان جداگانه برکنترلهای حاکم بر گزارشدهی مالی یا کنترلهای حاکم بر رعایت قوانین و مقررّات ،تمرکز کرد.
با استناد به این تعریف می توان اثر بخشی کنترل داخلی را به صورت زیر تعریف کرد :
کنترل داخلی در صورتی اثربخش تلقی می شود که هیئت مدیره و مدیریت از موارد زیر اطمینان معقول داشته باشند:
ـ آگاهی از میزان دستیابی به اهداف عملیاتی واحد اقتصادی
ـ تهیه صورتهای مالی قابل اعتماد
ـ رعایت قوانین و مقررّات مربوط
هرچند کنترل داخلی یک فرآیند است ،امّا اثربخشی آن ،وضعیتی از این فرآیند در یک مقطع یا مقاطعی از زمان است .
به طور خلاصه ، ساختار کنترل های داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می آید تا مدیریت اطمینان یابد هرچیزی به گونه ای که باید ، عمل میکند .
انواع کنترل های داخلی
کنترل های داخلی عملیاتی (اداری )
کنترل هایی هستند که برصورتهای مالی تاثیری ندارند یا تاثیر اندکی دارندوبه طور مستقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی گیرند . این کنترلها به منظور دستیابی به اهدافی چون کارآیی وسودمندی عملیات ورعایت رویه های موردنظر مدیریت در تمام قسمتها و دوایر واحد تجاری استقرار می یابند.
▪ کنترل های داخلی حسابداری (مالی)
کنترل هایی هستند که مستقیماً برقابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارندوبه منظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت داراییها ، قابلیت اتکای مدارک حسابداری وتهیه صورتهای مالی قابل اطمینان استقرار می یابند .
▪ انواع کنترل های داخلی حسابداری (مالی)
۱ ) کنترل پایه(اولیه ) : حداقل کنترل های داخلی لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های واحد تجاری مانند: مشاهده عینی دارائیهای ثابت ، بررسی اجمالی گردش حساب به منظور تعیین اقلام غیر عادی ، تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی یا رفع مغایرت ، تهیه و تنظیم تراز آزمایشی
۲ ) کنترل های انظباطی(ثانویه) : کنترل هایی که جهت اطمینان از حسن اجرای کنترل های داخلی پایه و حفاظت از اموال و داراییهای واحد تجاری صورت می گیرد.
کنترل های انظباطی در شرکتهایی مستقر می گردند که حجم فعالیت آنها گسترده می باشد.
کنترل های انظباطی خود به سه دسته زیرتقسیم می شوند : الف)کنترل های سرپرستی : به منظور حصول اطمینان از حسن اجرای کنتر لهای پایه صورت میگیرد .
ب)کنترل های حفاظتی : به منظور استفاده صحیح از داراییها و حفاظت از آنها به کار گرفته میشود تا از وارد آمدن خسارت یا سوء استفاده از آنها جلوگیری شود .
ج)کنترل های تفکیک وظایف : تفکیک وظایف و مسئولیتها بین کارکنان به نحوی که هیچ فردی مسئولیت انجام و ثبت یک معامله را از ابتدا تا انتها به عهده نداشته باشد .به طور کلی ،کنترل و نظارت هرفرد(قسمت)توسط فرد(قسمت) دیگر .
- ابزارهای دستیابی به کنترل های داخلی
از آنجائیکه عملیات هر واحد تجاری متفاوت از واحدهای تجاری دیگر است،لذا استقرارکنترل های داخلی یکسان برای کلیه واحدهای تجاری مقدور نمی باشد.استقرار کنترل های خاص در هر سیستم به عواملی چون اندازه،نوع عملیات و هدف های سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است،بستگی دارد.
عواملی که برای یک سیستم کنترل داخلی رضایتبخش در هر سازمان ضروری است عبارتند از:
۱ ) محیط کنترلی
۲ )سیستم حسابداری
۳ ) روش های کنترلی
۱ ) محیط کنترلی
میط کنترلی از مجموعه عواملی که برای دستیابی به سیاستها واجرای روشهای شرکت طراحی می شود تشکیل یافته و منعکس کننده نگرش کلی مدیریت واحد تجاری ومالکان آن درباره استقرار سیستم کنترل داخلی و اهمیت آن برای واحد تجاری است.عوامل خارجی،مانند قوانین و مقررات لازم الاجراء بخشی از محیط کنترلی شرکت است .
عوامل داخلی عمدتاً عبارتند از :
ـ طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرای آن
ـ روشهای مدیریت نیروی انسانی
ـ طرح و ساختار سازمانی
ـ سیستم پیش بینی های مالی و بودجه
ـ کمیته حسابرسی
ـ حسابرسی داخلی
کار حسابرسان داخلی ، بررسی و ارزیابی سیستم کنترل های داخلی و کارآیی هر یک از بخشهای و دوایر واحد تجاری در انجام دادن امور و وظایف محوله می باشد.حسابرسان داخلی یافته های خود را از عدم کارآیی کنتر لهای داخلی همراه با پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود عملکرد واحد تجاری و اعمال کنترل های داخلی به مدیریت ارشد ارائه می دهند . حسابرسان داخلی به طور کلی وظایف تعیین شده در طرح سازمانی به دوایر و واحدها را از بابت موثر انجام شدن ویا عدم انجام امور محوله ، بررسی می کنند
۲ ) سیستم حسابداری
سیستم حسابداری شامل روشها و سوابقی است که به منظور شناسایی،گردآوری،تجزیه و تحلیل،طبقه بندی،ثبت و گزارش معاملات یک واحد اقتصادی و پاسخگویی در قبال داراییها و بدهیهای آن ایجاد می شود .یک سیستم حسابداری کارا به گونه ای طراحی می شود که :
ـ کلیه معاملات معتبر را تعیین و ثبت کند.
ـ معاملات را به منظور طبقه بندی مناسب برای گزارشگری مالی به موقع و با جزییات کافی تعریف نماید.
ـ ارزش معاملات را به گونه ای اندازه گیری کند که ثبت ارزش پولی مناسب آن را در صورتهای مالی ،امکان پذیر سازد.
ـ دوره زمانی وقوع معاملات را تعیین کند تا بتوان معاملات را در دوره حسابداری مناسب ثبت نمود.
ـ معاملات و موارد افشای مربوط را به درستی در صورتهای مالی نشان دهد.
۳ ) روش های کنترلی
عبارتند از سیاستها و رویه هایی که مدیریت علاوه برمحیط کنترلی و سیستم حسابداری برقرار میکند تا به هدفهای خاص سازمانی دست یابد . روشهای کنترلی اهداف مختلفی دارد و در سطوح مختلف سازمانی و داده پردازی به کار می رود. همچنین می توان این روشها را در اجزای خاصی از محیط کنترلی و سیستم حسابداری تعبیه کرد.به طور کلی روشهایی که مربوط به موارد زیر است،به عنوان روشهای کنترلی طبقه بندی می شود :
ـ تقسیم وظایف به صورتی که هیچ کس نتواند در حین انجام وظایف عادی خود مرتکب اشتباه یا تخلف بشود وآن را پنهان سازد. گماشتن افراد مختلف برای مسئولیتهایی مانند تایید معاملات،ثبت معاملات و نگهداری و حفاظت از داراییها از جمله چنین روشهایی است.
ـ طراحی و به کارگیری مستندات و سوابق کافی به منظور حصول اطمینان از ثبت مناسب معاملات و رویدادها ،مانند استفاده از اسناد حمل پیش شماره گذاری شده ارسال کالا.
ـ ایجاد کنترلهای حفاظتی کافی در مورد امکان دستیابی به برنامه های رایانه ای و پرونده های اطلاعاتی ، و
ـ کنترلهای مستقل در مورد عملکرد و ارزیابی مناسب ثبت شده مانند کنترلهای دفتری،صورتهای تطبیق،مقایسه داراییها با حسابهای ثبت شده ،کنترل های اعمال شده به وسیله برنامه های رایانه ای ،بررسی گزارشهای مربوط به خلاصه جزییات مانده حسابها توسط مدیریت (مانند یک تراز آزمایشی از مانده های قبلی حسابهای دریافتنی)، وبررسی گزارشهای تهیه شده رایانه ای توسط کاربر.
▪ قابلیتهای کنترل داخلی
واحدهای اقتصادی به کمک کنترل داخلی می توانند به اهداف عملیاتی و سودآوری خود دست یابند و از اتلاف منابع اقتصادی جلوگیری کنند . به کمک کنترل داخلی از قابلیت اعتماد گزارشدهی مالی و رعایت دقیق قوانین و مقررات (که از آسیب دیدن شهرت و آوازه یک واحد اقتصادی و سایر پیامدها جلوگیری میکند)اطمینان حاصل می شود . در مجموع واحدهای اقتصادی،به کمک کنترل داخلی می توانند به مقاصد و خواسته های خود دست یابند ودر طول راه، از خطرات و رویدادهای غیر منتظره دوری کنند .
▪ محدودیتهای ذاتی کنترل داخلی
متاسفانه ، عدهّ ای از کنترل داخلی توقعات غیر واقع بینانه و خارق العاده دارند. آنها به دنبال مطلقها هستند ولی کنترل داخلی به دلیل محدودیت های ذاتی که دارد نمی تواند شواهدی قطعی مبنی بر دستیابی به هدفها را ، برای مدیریت فراهم کند . نمونه هایی از این محدودیتها عبارتند از:
۱) احتمال نارسا شدن یکی از روشهای کنترل داخلی به دلیل تغییرات ایجاد شده در شرایط و کاهش میزان رعایت آن .
۲) احتمال نادیده گرفتن کنترل های داخلی از طرف مدیران یا کارکنان
۳) اشتباهات بالقوه انسانی ناشی از بی دقتی ،حواس پرتی،خطای قضاوتی وتفسیر نادرست از دستورالعملها .
۴) اغلب کنترل های داخلی درباره معاملات و رویدادهای روزمره ونه غیر متعارف برقرار می شوند .
۵) مخارج استقرار هر یک از روشهای کنترل داخلی نباید بیشتر از منافع مورد انتظار آن روش باشد .
۶) دادن اطمینانی معقول و نه مطلق ، در خصوص تحقق اهداف واحد اقتصادی
● کنترل داخلی
هر سیستم یا مجموعه ای از کنترل ها اعم از مالی و غیر مالی که برای دستیابی به اطمینانی منطقی از تحقق موارد زیر بر قرار می شود:
۱ اثر بخش و کارآمد بودن عملیات
۲ قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
۳ رعایت قوانین و مقررات
● دلائل استفاده از سیستم کنترل داخلی
۱ واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود. از این رو کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ضروری است .
۲ واحد های اقتصادی دارای الزامات قانونی میباشند که باید به آنها عمل شود . از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت این گونه الزامات قانونی برقرار نمایند .
● عناصر تشکیل دهنده کنترل داخلی
۱ بررسی موثر و کارآمد توسط مدیریت غیر اجرایی
۲ وجود سیستم کنترل مدیریتی شامل تعیین و تدوین هدف ها و برنامه ها – نظارت و سرپرستی یا کنترل مسائل مالی و همچنین اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی
۳ وجود سیستم ها و روشهای کنترل مالی و عملیاتی شامل محافظت از دارایی ها – تفکیک وظایف – روش های صدور مجوز و تصویب و سیستم های اطلاعاتی
۴ وجود یک واحد حسابرسی داخلی که طبق اصول و استاندارد های حسابرسی داخلی فعالیت کند
● هدفهای کنترل داخلی و حسابرسی داخلی
▪ سیستم کنترل داخلی به منظور اطمینان یافتن از موارد زیر استقرار می یابد :
۱ اعمال شدن سیاست ها و خط مشی های سازمان
۲ شناسایی و شناساندن اصول و ارزشهای سازمان
۳ رعایت قوانین و مقررات
۴ دقیق و قابل اعتماد بودن صورت های مالی و سایر اطلاعات منتشر شده
۵ مدیریت کارآمد و اثر بخش نیروی انسانی و سایر منابع
هدف حسابرسی داخلی کمک به مدیریت است تا اطمینان یابد کلیه موارد بالا به همان گونه که باید اجرا یا رعایت میشود .
● تعریف حسابرسی داخلی
وظیفه ارزیابی مستقلی است که توسط مدیریت سازمان برای بررسی سیستم کنترل داخلی ایجاد میشود . حسابرسی داخلی کفایت سیستم کنترل داخلی را از لحاظ اثر بخش و کارآمد بودن استفاده از منابع سازمان آزمون ارزیابی و گزارش میکند .
▪ حسابرسی داخلی چگونه سازمان را یاری میکند :
حسابرسی داخلی مدیریت را در انجام دادن مسئولیت ها و وظایف خود از طریق تقویت کنترل های داخلی یاری میکند.
▪ حسابرسی داخلی میتواند :
۱ نقش بازدارنده را در برابر سوء استفاده کنندگان احتمالی داشته باشد
۲ کنترل را در جهت پیشگیری یا آشکار کردن تقلب و اشتباه بهبود بخشد
۳ با انجام دادن حسابرسی داخلی تقلب ها را کشف کند
۴ با شناسایی موارد اتلاف منابع و عدم کارایی سبب صرفه جویی شود
● تفاوت حسابرس داخلی و حسابرس مستقل
۱ تفاوت در رابطه با استفاده از حسابرسی داخلی و مستقل
حسابرسی مستقل معمولاً یک ضرورت قانونی است و مدیریت سازمان آن را بوجود نمی آورد ولی حسابرسی داخلی ارزیابی مستقلی است که توسط مدیران سازمان ( احتمالاً در اجرای یک الزام قانونی ) بوجود می آید.
۲ تفاوت از نظر هدف های اصلی
هدف اصلی حسابرسی مستقل اظهار نظر در این مورد است که صورتهای مالی به درستی تنظیم شده است و وضعیت سازمان را به نحوی مطلوب نشان میدهد و دارای اشتباه و تحریف با اهمیت نیست . هدف اصلی حسابرسی داخلی بررسی تمامی سیستم کنترل داخلی میباشد .
۳ تفاوت در رابطه با بررسی کنترل های داخلی
حسابرسی مستقل ممکن است در مورد سیستم کنترل داخلی نیز اظهار نظر کند اما این اظهار نظر به کنترلهایی محدود میشود که حسابرسان آن را به عنوان بخشی از کار خود مورد ارزیابی قرار داده اند ولی حسابرسی جامع کنترل های داخلی از وظایف حسابرسان داخلی میباشد .
۴ تفاوت در رابطه با نوع همکاری با موسسه
حسابرسی داخلی در استخدام شرکت بوده و مستمراً با مدیریت همکاری دارد در حالی که حسابرسی مستقل فقط به موجب قرارداد وارد شرکت میشود .
۵ تفاوت در رابطه با مسئولیت
مسئولیت حسابرسی مستقل عموماً در برابر اعضاء مجمع عمومی یا صاحبان سهام بوده در حالی که حسابرسی داخلی در برابر دستگاه مدیریت جوابگو میباشد .
۶ تفاوت دامنه بررسی ها
حسابرسی مستقل تحقیق خود را صرفاً از نظر مالی انجام داده و رضایت وی از درستی سود و زیان و اصالت و صحت اسناد و مدارک مالی و سیستم کنترل های داخلی عموماً وی را قانع ساخته و به ابراز عقیده حرفه ای در باب حساب های نهایی اکتفا میکند در حالی که حسابرسی داخلی خط و مشی و سیاست مدیریت را در تمام جنبه های سازمان اعم از مالی و غیر مالی دنبال مینماید .
۷ تفاوت در نحوه رسیدگی
نحوه رسیدگی حسابرسان مستقل به عملیات شرکت های بزرگ بخصوص با توجه به زمان محدود متکی بر تست و چک بوده و عملاً نمیتوانند آنچنان که حسابرسان داخلی به آزمایش و بررسی حسابها و مدارک و اطلاعات می پردازند در جزئیات وارد شوند .
● استقلال حسابرس داخلی
عامل اصلی برای توانمند بودن حسابرسی داخلی استقلال آن است . مدیریت باید این عامل را به رسمیت بشناسد و با تامین جایگاه مناسب حسابرسی داخلی در ساختار سازمانی نسبت به استقلال واحد حسابرسی داخلی اطمینان دهد.
عملکرد حسابرسی داخلی باید چنان باشد که به روشنی نشان دهد حسابرسی داخلی تحت تاثیر هیچگونه اعمال نفوذ غیر مسئولانه نیست که بتواند دامنه رسیدگی یا کار آن را محدود یا تغییر دهد یا بتواند در تصمیم گیری آن درباره ی محتوای گزارشهایی که به مدیریت ارائه میشود بطور قابل ملاحظه ای اثر گذارد .
اگر حسابرسی داخلی در سیستم یا روشی حضور نداشته باشد و آن سیستم یا روش بدون هرگونه خللی به فعالیت خود ادامه دهد آزمونی است برای تشخیص استقلال واحد حسابرسی داخلی . در حالی که اگر حسابرسی داخلی بطور روزمره درگیر سیستم یا روش باشد جزئی از سیستم محسوب میشود و نسبت به آن سیستم استقلال نخواهد داشت .
● استقلال حسابرسی داخلی به شکل های زیر محقق میشود :
۱ استقلال از لحاظ دسترسی
رئیس حسابرسی داخلی باید به مدیریت ارشد سازمان شامل مدیر عامل و هیئت مدیره و بررسی کنندگان غیر اجرایی سازمان دسترسی مستقیم داشته باشد و بتواند آزادانه به آنان گزارش دهد .
۲ استقلال از لحاظ گزارشگری
رئیس حسابرسی داخلی باید بتواند گزارشهای خود را بدون حذف مطلبی و با نام و امضاء خود ارائه دهد .
۳ استقلال از لحاظ فعالیت های سازمانی
حسابرسی داخلی باید نسبت به کلیه سیستم های مالی و اداری سازمان استقلال کامل داشته باشد . درگیر شدن حسابرسی داخلی در سیستم های اجرائی و برنامه های سازمان باید به موارد زیر محدود شود :
۱ ارائه پیشنهاد در ارتباط با ایجاد کنترل های داخلی برای موارد تجدید نظر در سیستم ها یا پروژه های موجود یا طراحی سیستم های جدید یا ایجاد پروژه های جدید .
۲ ارزیابی کنترل های پیشنهادی برای پروژه های خاص
۳ ارزیابی کنترل های موجود سیستم ها و فرایند تصمیم گیری .
واحد حسابرسی داخلی نباید مسئول استقرار سیستم های جدید باشد یا درگیر کارهایی شود که معمولاً ملزم به بررسی آنهاست .
۴ استقلال از لحاظ رای
حسابرسی داخلی باید بدون هرگونه جانب داری با مسائل برخورد کند و از چنان جایگاه سازمانی برخوردار باشد که بتواند بیطرفانه تصمیم گیری و نظر و پیشنهاد های خود را ارائه کند .
● دامنه حسابرسی داخلی
دامنه حسابرسی داخلی اغلب به اشتباه منحصر به موضوعات مالی تصور میشود . اما با توجه به هدف حسابرسی داخلی دامنه حسابرسی داخلی همه ی جنبه های کنترل داخلی را اعم از مالی و غیر مالی در بر میگیرد.
تاکید حسابرسی داخلی بر هر کنترل خاص نشانه ی میزان خطر و زیانی است که متوجه سازمان میشود . زیان های مالی میتوانند از ضایعات – سهل انگاری – کلاه برداری یا موارد دیگر ناشی شود . با اینکه خطر زیان مالی بسیار با اهمیت است اما این تنها خطری نیست که حسابرسی داخلی به آن توجه دارد برای مثال خطر تبلیغات منفی میتواند خسارت های جبران ناپذیری به سازمان وارد کند .
▪ برخی از سیستم های اصلی که زیر پوشش حسابرسی داخلی قرار میگیرد به شرح زیر است :
۱ سیستم های مالی : ۲ سیستم های مدیریت :
حسابداری مالی برنامه ریزی استراتژیک
حسابداری مدیریت و بودجه کنترل عملیات
پیش بینی ها و برنامه ریزی تجاری ارزیابی سرمایه گذاری ها
حقوق و دستمزد مدیریت سیستم های اطلاعاتی
روشهای پرداخت های نقدی کارکنان و سیستم های منابع انسانی
۳ سیستم های عملیاتی :
استخدام کارکنان
اجاره محل
مدیریت برگزاری سخنرانی ها و سمینار ها
● وظایف حسابرس داخلی
هر سیستم کنترل داخلی میتواند از بخش های زیر تشکیل شده باشد :
▪کنترل داخلی صندوق و بانک
▪کنترل داخلی بودجه و هزینه
▪کنترل داخلی خرید
▪کنترل داخلی حقوق و دستمزد
▪کنترل داخلی انبار داری
وظیفه حسابرسی داخلی ارزیابی و کنترل کفایت سیستم کنترل داخلی است . لذا برای هریک از قسمت های کنترل داخلی برنامه رسیدگی برای حسابرسی داخلی نیز وجود دارد .
برای مثال کنترل داخلی صندوق و بانک و برنامه رسیدگی آن به صورت زیر میباشد :
● کنترل داخلی صندوق و بانک
محل خزانه و صندوق می بایستی کاملاً محفوظ و از جهت دستبرد ها دارای حفاظ مطمئن باشد
بجز رئیس خزانه داری و صندوقدار اشخاص دیگری به خزانه و صندوق دسترسی و رفت و آمد نداشته باشند
تغییر کلید ها و رمز قفل گاوصندوق هر چند وقت یک بار باید انجام شود
هر چند وقت یک بار بطور غیر متداول وجوه نقد و اوراق بهادار در حضور صندوقدار و رئیس خزانه شمارش و ثبت گردد و علل مغایرت بررسی شود.
صورت مغایرت بانک در فواصل معین توسط صندوقدار تهیه و کنترل گردد
اقلام دریافت و پرداخت صندوق بایستی روزانه ثبت گردد
انجام هرگونه دریافت باید در مقابل برگ رسید صورت گیرد
میزان پرداخت مبلغ چک در مسئولیت رئیس امور مالی و مدیران و غیره باید تعیین شود
امضا های مجاز جهت امضای چک باید رسماً ابلاغ شده باشد
گردش ادواری کارکنان خزانه و صندوق
پرداخت در خصوص کالا ها و اقلام تنخواه گردان باید با اطمینان از انجام و اثبات رسید کالا و خرید اقلام تنخواه باشد
● برنامه رسیدگی صندوق و بانک
▪ اهداف
۱ حصول اطمینان نسبت به صحت سیستم و کفایت کنترل های داخلی
۲ موجودی نقدی و بانکی نگهداری شده انعکاس حقیقی حساب های دفتر کل میباشند
۳ عملیات حسابداری دقیق و مطمئن بوده و فوراً در دفاتر مربوط ثبت میشود
۴ دریافت و پرداخت و نگهداری وجوه نقد و اوراق بهادار بر طبق روشها و آئیننامه های شرکت انجام گردیده باشد
▪ اعمالی که حسابرسی داخلی برای رسیدن به اهداف فوق انجام میدهد :
۱ شمارش وجوه نقد و اسناد بهادار و تطبیق موجودی های بانک
۲ حسابرسی پایان سال مالی وجوه نقدی و بانکی
۳ بررسی دریافت ها و پرداخت های صندوق و بانک
۴ بررسی اسناد خزانه و ضمانت نامه ها
۵ رسیدگی به تنخواه گردان ها